Politique Lanceurs D'alerte

Table des matières

1. Objectif

2. Qu’est-ce que le lancement d’alerte ?

3. Qui peut signaler une faute ?

4. Quelles fautes peuvent être signalées ?

5. Comment effectuer un signalement ?

5.1. Canaux internes

5.2. Canal externe

5.3. Informations à inclure dans le signalement

6. Enquête

7. Garanties de la direction

8. Protection du salarié à l’origine du signalement

9. Protection du salarié incriminé

10. Informations destinées aux salariés et aux tiers

11. Avis sur la protection des données dans le cadre du lancement d’alerte

11.1. Quelles données à caractère personnel traitons-nous ?

11.2. Pourquoi avons-nous besoin de vos données à caractère personnel ?

11.3.Quels sont vos droits ?

11.4. À qui communiquons-nous vos données à caractère personnel ?

11.5. Combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel ?

11.6. Coordonnées

12. Révision.

Introduction

L’éthique et l’intégrité figurent au cœur des activités commerciales d’Ardo. Cela signifie que chaque personne qui collabore avec ou qui travaille au sein de l’entreprise (direction, salariés, consultants…) s’engage à honorer son contrat ou tout autre accord lié à Ardo, et ce de manière loyale et de bonne foi. Cela implique aussi l’obligation morale de signaler tout soupçon raisonnable de mauvaise conduite, d’actes illégaux ou de négligence en rapport avec Ardo.

Le déploiement d’une procédure « lanceurs d’alerte » est un élément important pour Ardo en vue de détecter la corruption et les comportements illégaux ou indésirables. Ardo encourage les salariés et les tiers à signaler tout soupçon et souhaite proposer une plateforme sûre et fiable à cet effet.

Ardo s’efforce d’instaurer une culture d’entreprise transparente qui encourage à signaler les fraudes potentielles, les pots-de-vin, la corruption ou tout autre conduite ou comportement illégal à un stade précoce et sans crainte de représailles. En vertu de la présente procédure, les lanceurs d’alerte ont l’assurance qu’ils seront traités équitablement et que leurs allégations feront l’objet d’une enquête sérieuse et objective.

Les principes essentiels de la politique « lanceurs d’alerte » d’Ardo sont énumérés ci-dessous.

1. Toute personne qui a des motifs raisonnables de croire qu’une fraude ou toute autre faute grave a été (ou va être) commise doit avoir la possibilité de le signaler.
2. Tout signalement de fraude ou de faute grave éventuelle doit faire l’objet d’une enquête indépendante et hautement confidentielle.
3. L’enquête doit être menée dans un délai raisonnable.
4. La personne à l’origine du signalement ne doit pas subir de traitement injuste ou de représailles si son signalement est fait de bonne foi.
5. Les droits de la ou des personnes qui font l’objet du signalement doivent également être respectés.
6. Ardo vous encourage à essayer d’abord de résoudre le problème en interne en vous tournant vers la structure hiérarchique habituelle (votre manager, les RH ou votre représentant syndical).

Un extrait de la procédure « lanceurs d’alerte » sera publié sur le site web d’Ardo pour permettre aux tiers d’accéder à notre mécanisme de réclamation.

1. Objectif

La présente politique « lanceurs d’alerte » présente les canaux de lancement d’alerte d’Ardo, qui permettent de signaler tout comportement illégal, malhonnête ou illicite tenu au sein de ou par l’entreprise Ardo. La présente politique complète les canaux de signalement traditionnels, qui restent la méthode normale pour signaler toute préoccupation qui vous pourriez avoir ou tout problème que vous pourriez rencontrer.

2. Qu’est-ce que le lancement d’alerte ?

Le lancement d’alerte consiste à signaler des infractions à la loi ou des fautes graves commises au sein de ou par Ardo. La personne à l’origine du signalement, appelée « lanceur d’alerte », peut soulever le problème de manière confidentielle ou anonyme et est protégée contre les représailles si elle agit de manière fiable.

3. Qui peut signaler une faute ?

La présente politique s’applique à toutes les entités juridiques affiliées à Ardo, à tous ses salariés ou à toute autre personne ou entité qui travaille pour ou avec Ardo, ainsi qu’à tout tiers qui émet un doute raisonnable quant à une faute liée à Ardo.

4. Quelles fautes peuvent être signalées ?

Les canaux de lancement d’alerte peuvent être utilisés pour toutes les formes de fraude et de faute grave. Celles-ci peuvent être de nature opérationnelle, financière ou autre.

Quelques exemples (liste non exhaustive) :

• infraction pénale ;
• non-respect des lois, règlements ou politiques internes d’Ardo ;
• risque pour la santé et la sécurité ;
• mauvaise gestion ;
• discrimination, intimidation ou tout autre comportement contraire à l’éthique ;
• irrégularités financières ou fiscales ;
• fraude ;
• dommages environnementaux ;
• dissimulation de l’un des éléments ci-dessus.

5. Comment effectuer un signalement ?

5.1 Canaux internes

Un salarié peut signaler toute action ou pratique dont on peut raisonnablement penser qu’elle est illégale ou inappropriée à l’entité locale d’Ardo (« canal de signalement local ») ou au siège d’Ardo (« canal de signalement du groupe ») ou aux deux.

La personne de contact pour le canal de signalement local est la personne de confiance locale, le responsable RH local ou le conseiller en prévention. Les noms et coordonnées de ces personnes sont disponibles sur le Sharepoint local.

La personne de contact pour le canal de signalement du groupe est le conseiller juridique du groupe, qui peut être contacté par e-mail à l’adresse whistleblowing@ardo.com ou par courrier à l’attention du conseiller juridique du groupe, Wezestraat 61, 8850 Ardooie, Belgique.

Les tiers peuvent contacter directement le canal de signalement du groupe par e-mail à l’adresse whistleblowing@ardo.com ou par courrier à l’attention du conseiller juridique du groupe, Wezestraat 61, 8850 Ardooie, Belgique.

5.2 Canal externe

Ardo s’engage résolument à mettre à disposition un mécanisme de lancement d’alerte interne équitable, transparent et objectif et encourage donc vivement les salariés ou les tiers à recourir d’abord à la procédure interne.

Lorsqu’elle envisage de recourir à la procédure externe, la personne à l’origine du signalement doit mettre en perspective son soupçon et la potentielle atteinte à la réputation d’Ardo.

Un salarié ou un tiers peut signaler une faute à un organisme externe s’il peut raisonnablement supposer qu’une telle démarche est nécessaire dans l’intérêt général. Un organisme externe est toute organisation ou tout organisme officiel que la personne à l’origine du signalement juge le plus approprié pour recevoir le signalement compte tenu des circonstances (pays, nature de l’incident ou de la faute présumé(e), mesures correctives jugées nécessaires, etc.) et qui est jugé apte à mettre fin directement ou indirectement à l’infraction présumée.

La procédure externe peut se justifier dans les cas suivants :

• danger imminent dans le cadre duquel un intérêt public majeur et urgent rend nécessaire un signalement externe immédiat ;
• obligation légale de faire rapport directement à un organisme externe ;
• réponse ou réaction insuffisantes à une procédure interne antérieure ;
• risque clairement démontrable de destruction ou de disparition des preuves.

5.3 Informations à inclure dans le signalement

Le signalement doit contenir un maximum d’informations et être aussi précis que possible pour permettre une enquête adéquate. Les informations utiles concernent notamment :

• la date, l’heure et le lieu ;
• le nom des personnes impliquées, leur rôle, leur unité opérationnelle ;
• votre relation avec la ou les personnes impliquées ;
• la nature générale du cas signalé ;
• la manière dont vous avez pris conscience du problème ;
• les témoins potentiels ;
• etc.

Le salarié à l’origine du signalement est encouragé (sans y être tenu) à fournir ses coordonnées afin que des éclaircissements puissent être demandés au cours de l’enquête.

6. Enquête

La personne contactée en tant que gestionnaire du dossier (appelée « enquêteur d’alerte ») est chargée :

1. d’effectuer les recherches nécessaires pour déterminer si les soupçons signalés sont justifiés ;
2. d’enquêter en interne. L’enquêteur d’alerte peut, le cas échéant, constituer une équipe d’enquête, uniquement en cas de besoin et dans le respect total de la confidentialité et de l’identité du lanceur d’alerte. Si le signalement est effectué au niveau local, l’enquêteur d’alerte peut demander l’aide du conseiller juridique du groupe s’il est question d’un problème plus structurel ou si plusieurs sociétés Ardo sont impliquées. L’identité du lanceur d’alerte ne peut être révélée au conseiller juridique du groupe qu’avec l’accord explicite et écrit du lanceur d’alerte ;
3. d’informer la personne à l’origine du signalement (salarié ou tiers) de l’avancement de l’enquête. Une fois le signalement effectué, le lanceur d’alerte recevra une confirmation de la réception de son signalement dans les meilleurs délais et au plus tard dans les 7 jours. Le lanceur d’alerte recevra ensuite un feed-back sur l’état d’avancement du signalement dans un délai de 3 mois ;
4. de veiller à ce que l’identité de la personne à l’origine du signalement reste confidentielle, conformément aux règles applicables en matière de protection des lanceurs d’alerte, sauf si la personne à l’origine du signalement consent explicitement à ce que son identité soit divulguée ou si elle est légalement tenue de la divulguer (p. ex. dans le cadre d’une enquête judiciaire) ;
5. si nécessaire, de faire rapport aux autorités officielles ou de déposer une plainte (au pénal) ;
6. de préserver les droits de la ou des personnes incriminées.

L’enquêteur d’alerte est tenu de respecter le plus haut degré de discrétion et de confidentialité. En cas de doute ou de conflit d’intérêts, l’enquêteur d’alerte remontera le problème à un autre enquêteur d’alerte, à savoir le conseiller juridique du groupe en cas de conflit avec l’enquêteur d’alerte local et le président du comité d’audit en cas de conflit avec l’enquêteur d’alerte du groupe.

L’enquêteur d’alerte rendra compte de manière anonyme à la direction et au comité d’audit des signalements reçus, ainsi que du statut et du résultat de l’enquête.

7. Garanties de la direction

La direction d’Ardo veille à ce que tout soupçon éventuel soit examiné intégralement, objectivement, dans un délai raisonnable et avec le plus haut degré de confidentialité. Le résultat des enquêtes sera communiqué par l’enquêteur d’alerte au conseiller juridique du groupe (s’il n’est pas déjà impliqué), à la direction et au comité d’audit du groupe. La direction évaluera le résultat et prendra les mesures appropriées en réponse au problème.

8. Protection du salarié à l’origine du signalement

Ardo garantit que tout salarié qui signale de bonne foi un soupçon de fraude ou de faute ne subira pas de traitement injuste, de représailles ou d’autres conséquences négatives de ce signalement, conformément aux principes de la présente politique. Si ce devait malgré tout être le cas, le salarié à l’origine du signalement peut en référer à la direction ou même au comité d’audit du groupe.

Toute instruction, écrite ou orale, visant à interdire à un salarié de signaler ses soupçons sera considérée comme une entrave à la présente politique et pourra donner lieu à une action disciplinaire.

Toute mesure de représailles résultant du signalement sera considérée comme une violation grave de la présente politique et des mesures disciplinaires seront prises pour protéger le salarié à l’origine du signalement.

Un salarié qui effectue un signalement de mauvaise foi ou sans motif raisonnable ne bénéficiera pas de la protection prévue par la présente politique. Un tel signalement abusif peut également donner lieu à des sanctions (pénales) en vertu des lois et règlements de travail applicables.

9. Protection du salarié incriminé

Ardo garantit également la protection des droits du ou des salariés incriminés.

Le salarié incriminé a le droit d’être informé de l’enquête (sans être informé de l’identité du salarié à l’origine du signalement), à moins que cette information risque de compromettre l’enquête.

10. Informations destinées aux salariés et aux tiers

Ardo informera régulièrement ses salariés au sujet de la procédure « lanceurs d’alerte » afin de s’assurer qu’elle est connue au sein de l’entreprise. Ces informations seront fournies de différentes manières (intégration au pack d’embauche, publication sur Sharepoint et sur le site web, etc.). L’objectif est d’offrir un canal qui soit connu, efficace et directement accessible.

Un extrait sera publié sur le site web afin d’informer les tiers sur la procédure « lanceurs d’alerte » d’Ardo et de leur offrir un accès direct à nos mécanismes de réclamation.

11. Avis sur la protection des données dans le cadre du lancement d’alerte

Le présent avis sur la protection des données dans le cadre du lancement d’alerte s’applique au traitement des données à caractère personnel qu’Ardo collecte pour se conformer à ses obligations légales en matière de protection des données et de lancement d’alerte.

Ardo Foods SA (dont le siège social est situé Wezestraat 61, B-8850 Ardooie, Belgique, TVA BE 0416.330.136 RPR/RPM Gand (division Bruges)) est le responsable du traitement des données à caractère personnel fournies par le biais du canal de signalement interne, y compris les données provenant d’autres entités du groupe ou, le cas échéant, le responsable du traitement conjointement avec l’entité locale d’Ardo.

11.1 Quelles données à caractère personnel traitons-nous ?

Le problème soulevé peut contenir des données à caractère personnel au sujet du lanceur d’alerte, de la personne incriminée ou d’un autre tiers mentionné. Ces données à caractère personnel peuvent comprendre le nom, le titre, la relation avec Ardo, des informations sur le problème soulevé, des informations sur des (soupçons de) délits criminels et des sanctions et/ou d’autres catégories particulières de données à caractère personnel, telles que des informations révélant l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les croyances religieuses ou philosophiques ou l’appartenance à un syndicat ; ou encore le traitement de données génétiques, de données biométriques visant uniquement à identifier une personne physique, de données concernant la santé ou de données concernant l’orientation sexuelle d’une personne physique.

11.2 Pourquoi avons-nous besoin de vos données à caractère personnel ?

Ardo traite vos données à caractère personnel uniquement aux fins spécifiées ci-dessous.

Finalités du traitement de vos données à caractère personnel

Fondements juridiques du traitement de vos données à caractère personnel

Traiter, enquêter, assurer le suivi du signalement et limiter toute faute future

Intérêt légitime de maintenir une activité sûre et éthique, qui est généralement considéré comme prévalant sur l’intérêt de la personne concernée à protéger les données à caractère personnel pertinentes.

Obligation légale si le signalement inclut des infractions à la loi.

Si le signalement contient certaines des catégories spécifiques de données à caractère personnel reprises à l’article 9 du RGPD, les fondements juridiques peuvent inclure la nécessité de traiter ces données sur la base d’un intérêt public supérieur ou des intérêts vitaux de la personne concernée si cette dernière est physiquement ou légalement incapable de donner son consentement ; ou encore la nécessité de traiter ces données à des fins de santé au travail (le cas échéant).

Si le signalement porte sur des infractions pénales (présumées), les données ne seront traitées que si leur traitement est autorisé par une législation européenne ou nationale qui offre les garanties appropriées pour les droits et libertés des personnes concernées (conformément à l’article 10 du RGPD).

Ardo peut également traiter et/ou transférer vos données à caractère personnel pour (i) se conformer à des obligations légales ou à des demandes des autorités (p. ex. organismes chargés de l’application de la loi, agences gouvernementales, police, etc.) sur le fondement juridique du respect d’une obligation légale et (ii) exercer des revendications légales ou organiser notre défense sur le fondement juridique de l’intérêt légitime d’Ardo à défendre nos droits dans le cadre d’une procédure judiciaire.

11.3 Quels sont vos droits ?

Si vous êtes un lanceur d’alerte, un salarié incriminé ou un autre tiers mentionné, Ardo traite des données à caractère personnel à votre sujet. Dans ce cas, vous bénéficiez du droit à l’information quant aux données à caractère personnel qu’Ardo traite à votre sujet et, à condition de satisfaire à certaines exigences légales, vous jouissez également du droit de rectification, du droit à l’effacement et du droit à la limitation, ainsi que du droit d’opposition au traitement de vos données.

Veuillez noter que, selon les circonstances, nous pouvons :

• appliquer des exceptions à ces droits ;
• vous fournir une décision documentée et motivée de reporter le traitement de votre demande, auquel cas nous vous fournirons de plus amples informations ;
• expurger les données à caractère personnel du lanceur d’alerte ou de tout autre tiers ;
• décider de ne pas divulguer les données si cette action pouvait enfreindre les droits et libertés d’une autre personne.

Vous pouvez faire valoir ces droits à tout moment en envoyant un e-mail à dpo@ardo.com.

11.4 À qui communiquons-nous vos données à caractère personnel ?

Ardo ne divulgue généralement pas à des tiers les données à caractère personnel collectées, sauf au cas par cas et si cela s’avère nécessaire :

• gestionnaires de dossier de confiance ;
• conseillers externes (p. ex. avocats ou auditeurs) dans le but de mener une enquête ;
• autorités judiciaires ou gouvernementales, y compris la police et le parquet ou toute autre divulgation dans le but de défendre nos droits ou de traiter une demande ;
• autres divulgations requises par la loi.

11.5 Combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel ?

Vos données à caractère personnel seront uniquement traitées pendant la durée nécessaire pour atteindre les objectifs ci-dessus. En tout état de cause, Ardo supprimera les données à caractère personnel liées à un signalement ou une enquête dans les meilleurs délais et au plus tard deux ans après la clôture du dossier, à moins qu’Ardo ne soit tenu de les conserver plus longtemps dans le cadre d’une procédure judiciaire.

Le nom, la fonction et les cordonnées de la personne à l’origine du signalement, de chaque personne couverte par les mesures de protection et de soutien et/ou de la personne concernée, y compris, le cas échéant, le numéro de l’entreprise, doivent être tenus à jour jusqu’à l’expiration du délai de prescription de la violation signalée.

11.6 Coordonnées

Les questions relatives à vos droits en vertu du présent avis sur la protection des données dans le cadre du lancement d’alerte peuvent être adressées à dpo@ardo.com.

12. Révision

La présente politique sera révisée autant de fois que nécessaire et au moins une fois par an par la direction.