Procedure Klokkenluiders

Inhoud

1. Doelstelling

2. Wat is klokkenluiden?

3. Wie kan wangedrag aankaarten?

4. Welk wangedrag kan worden gemeld?

5. Hoe te melden?

5.1. Interne kanalen

5.2. Extern kanaal

5.3. Welke informatie moet in de melding worden opgenomen?

6. Onderzoek

7. Garanties vanwege het management 5

8. Beschermen van de werknemer die de melding maakt

9. Beschermen van de werknemer over wie de melding gaat

10. Informatie voor werknemers en derden

11. Informatie over de gegevensbescherming van klokkenluiders

11.1. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

11.2. Waarom hebben wij uw persoonsgegevens nodig?

11.3. Wat zijn uw rechten?

11.4. Met wie delen wij uw persoonsgegevens?

11.5. Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

11.6. Contactgegevens

12. Beleidsevaluatie

Inleiding

Ethiek en integriteit staan centraal in de bedrijfsvoering van Ardo. Dit betekent dat elke persoon die betrokken is bij Ardo (management, personeel, consultants,...) zich op een loyale manier en te goeder trouw inzet. Dit houdt ook de morele verplichting in om elk redelijk vermoeden van wangedrag, illegale handelingen of nalatigheid in verband met Ardo te melden.

De invoering van een procedure inzake klokkenluiders is een belangrijk element voor Ardo om corrupt, illegaal of ongewenst gedrag vast te stellen. Personeel en derde partijen worden aangemoedigd om elk vermoeden te melden en Ardo wenst hiervoor een veilig en betrouwbaar platform aan te bieden.

Ardo streeft naar een transparante bedrijfscultuur waarin het aangemoedigd wordt om potentiële fraude, omkoping, corruptie of enig ander illegaal gedrag in een vroeg stadium te melden en zonder enige vrees voor represailles. De procedure klokkenluiders garandeert aan de klokkenluiders dat ze eerlijk worden behandeld en dat hun aantijgingen correct en objectief zullen onderzocht worden.

De essentiële principes van de procedure klokkenluiders voor Ardo zijn:

Elke person die een redelijk vermoeden heeft dat fraude of enig ander wangedrag heeft plaatsgevonden (of zal plaatsvinden), moet de kans hebben om dit te melden.
Elke melding van mogelijke fraude of ernstig wangedrag moet onafhankelijk en uiterst vertrouwelijk onderzocht worden.
Het onderzoek wordt gevoerd binnen een redelijke termijn.
Voor elke melding te goeder trouw, dient geen enkele oneerlijke behandeling of represaille gevreesd te worden.
De rechten van de person die gemeld wordt, zullen evenzeer gerespecteerd worden.
Ardo raadt u aan om eerst te proberen de zaak intern op te lossen door u te richten tot de gebruikelijke rapportagelijnen (uw manager, HR of vakbondsvertegenwoordiger)

Een uittreksel uit de klokkenluidersprocedure wordt op de website van Ardo gepubliceerd om derden toegang te geven tot ons klachtenmechanisme.

1. Doelstelling

Deze Procedure Klokkenluiders biedt informatie over de klokkenluidersregeling van Ardo, die het mogelijk maakt om illegaal, oneerlijk of onrechtmatig wangedrag binnen of door Ardo's bedrijfsactiviteiten te melden. Deze procedure vormt een aanvulling op de normale meldingskanalen, die de gebruikelijke weg blijven om eventuele zorgen of problemen te melden.

2. Wat is klokkenluiden?

Klokkenluiden omvat het melden van inbreuken op de wet of ernstig wangedrag binnen of door Ardo. De melder, die de "klokkenluider" wordt genoemd, kan op vertrouwelijke of anonieme wijze melden en is beschermd tegen represailles als de procedure goed wordt toegepast.

3. Wie kan wangedrag aankaarten?

Dit beleid is van toepassing op alle aan Ardo gelieerde juridische entiteiten, al haar werknemers of andere personen of entiteiten die voor of met Ardo werken en elke derde partij van wie redelijkerwijs wangedrag vermoed wordt met betrekking tot Ardo.

4. Welk wangedrag kan worden gemeld?

De klokkenluiderskanalen kunnen worden gebruikt voor alle soorten fraude en ernstig wangedrag. Dit kan van operationele, financiële of andere aard zijn.

Voorbeelden hiervan omvatten, maar zijn niet beperkt tot:

een strafbaar feit
het niet naleven van wetten, regels of interne beleidslijnen van Ardo
een risico voor de gezondheid en veiligheid
wanbeheer
discriminatie, intimidatie of andere vormen van onethisch gedrag
financiële of fiscale onregelmatigheden
fraude
schade aan het milieu
het verbergen van een van de bovenstaande zaken

5. Hoe te melden?

5.1 Interne kanalen

Een werknemer kan alle handelingen of praktijken melden waarvan redelijkerwijs kan worden aangenomen dat ze illegaal of ongepast zijn aan de lokale Ardo-entiteit ("Lokaal Meldkanaal") of aan het hoofdkantoor van Ardo ("Groep Meldkanaal") of aan beide.

Voor het Lokale Meldkanaal is de Lokale Vertrouwenspersoon, de Lokale HR-Verantwoordelijke of de Lokale Preventieadviseur de contactpersoon. De namen en contactgegevens staan op de lokale Sharepoint.

Voor het Groep Meldkanaal is de contactpersoon de Group Legal Counsel, die per e-mail kan worden gecontacteerd op het volgende adres: whistleblowing@ardo.com of per brief ter attentie van de Group Legal Counsel, Wezestraat 61, 8850 Ardooie, België.

Een derde partij kan rechtstreeks contact opnemen met het Groep Meldkanaal per e-mail op het volgende adres whistleblowing@ardo.com of per brief aan de Group Legal Counsel, Wezestraat 61, 8850 Ardooie, België.

5.2 Extern kanaal

Ardo zet zich in voor een eerlijk, transparant en objectief intern klokkenluidersmechanisme en moedigt daarom medewerkers of derden sterk aan om eerst gebruik te maken van de interne procedure.

Bij het overwegen van de externe procedure dient de melder de ernst van het vermoeden af te wegen tegen de reputatieschade voor Ardo.

Werknemers of derden kunnen melden bij een externe instantie als zij er redelijkerwijs van uit mogen gaan dat melding aan een externe instantie noodzakelijk is in het algemeen belang. Een externe instantie is elke organisatie of officiële instantie die door de melder het meest geschikt wordt geacht om de melding te ontvangen gelet op de omstandigheden (land, aard van het vermoede incident of wangedrag, noodzakelijk geachte corrigerende maatregelen, etc.) en die geacht wordt in staat te zijn om direct of indirect een einde te maken aan de vermoedelijke overtreding.

Dit is mogelijk in het geval van:

dreigend gevaar met een groot en dringend openbaar belang waardoor een onmiddellijke externe melding noodzakelijk wordt;
wettelijke verplichting om rechtstreeks aan een externe instantie te rapporteren;
onvoldoende respons of reactie op een eerdere interne procedure;
een duidelijk aantoonbare dreiging dat men bewijsmateriaal zou vernietigen of laten verdwijnen.

Welke informatie moet in de melding worden opgenomen?

De melding moet zoveel mogelijk informatie bevatten en zo specifiek mogelijk zijn om een goed onderzoek mogelijk te maken. Nuttige informatie is onder meer:

Datum, tijd en locatie;
Naam van de betrokken personen, hun rol, hun business units;
Uw relatie met de betrokken persoon of personen;
De algemene aard van de gemelde zaak;
Hoe u zich bewust werd van de kwestie;
Mogelijke getuigen; etc.

Werknemers die een melding indienen, worden aangemoedigd, maar zijn niet verplicht, om hun contactgegevens te verstrekken, zodat om opheldering kan worden gevraagd tijdens het onderzoek.

6. Onderzoek

De persoon die als case handler wordt gecontacteerd (hierna de Klokkenluider-Onderzoeker) is verantwoordelijk voor:

Het uitvoeren van de nodige onderzoeken om na te gaan of de gemelde verdenkingen gerechtvaardigd zijn.
Het intern onderzoek. Indien nodig kan de Klokkenluider-Onderzoeker een onderzoeksteam samenstellen op een strikt vertrouwelijke basis, met volledige inachtneming van de vertrouwelijkheid van de identiteit van de Klokkenluider. Als de melding op lokaal niveau wordt gedaan, kan de Klokkenluider-Onderzoeker de hulp inroepen van de Group Legal Counsel als er een meer structureel probleem aan het licht komt of als er meerdere bedrijven van Ardo bij betrokken zijn. De identiteit van de Klokkenluider kan alleen met uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de Klokkenluider aan de Group Legal Counsel worden bekendgemaakt.
Het informeren van de melder (werknemer of derde) van de voortgang van het onderzoek. Nadat de melding is gedaan, ontvangt de Klokkenluider zo spoedig mogelijk en uiterlijk binnen 7 dagen een bevestiging van de ontvangst van de bezorgdheid. Daarna krijgt de Klokkenluider binnen 3 maanden feedback over de status van de geuite bezorgdheid.
Het verzekeren dat de identiteit van de melder vertrouwelijk blijft, overeenkomstig de toepasselijke regels inzake de bescherming van klokkenluiders, tenzij de melder er uitdrukkelijk mee instemt dat zijn/haar identiteit bekend wordt gemaakt of hij/zij wettelijk verplicht is de identiteit bekend te maken (bijv. gerechtelijk onderzoek).
Indien nodig, verslag uitbrengen aan de officiële instanties of een (strafrechtelijke) klacht indienen.
Het vrijwaren van de rechten van de persoon of personen over wie de melding gaat.

Een Klokkenluider-Onderzoeker is verplicht om de grootste mate van discretie en vertrouwelijkheid te hanteren. In geval van twijfel of belangenverstrengeling zal de Klokkenluider-Onderzoeker de zaak escaleren naar een andere Klokkenluider-Onderzoeker, namelijk de Group Legal Counsel in geval van een conflict met de lokale Klokkenluider-Onderzoeker en naar de voorzitter van het Auditcomité in geval van een conflict met de Groep Klokkenluider-Onderzoeker.

De Klokkenluider-Onderzoeker zal anoniem rapporteren aan het management en het Auditcomité over de ontvangen meldingen en de status en uitkomst van het onderzoek.

7. Garanties vanwege het management

Het management van Ardo zorgt ervoor dat eventuele vermoedens volledig, objectief, binnen een redelijke termijn en met de hoogste mate van vertrouwelijkheid worden onderzocht. Het resultaat van de onderzoeken zal door de Klokkenluider-Onderzoeker worden gerapporteerd aan de Group Legal Counsel (indien deze nog niet is betrokken), het management en het auditcomité van de groep. Het management zal het resultaat evalueren en passende maatregelen treffen als reactie op de zaak.

8. Beschermen van de werknemer die de melding maakt

Ardo garandeert dat elke werknemer die te goeder trouw een vermoeden van fraude of wangedrag meldt geen oneerlijke behandeling, represailles of andere negatieve gevolgen van de melding zal ondervinden, overeenkomstig de principes van dit beleid. Mocht dit wel het geval zijn, kan de werknemer die de melding maakt de zaak escaleren naar het management of zelfs naar het Auditcomité van de Groep.

Elke schriftelijke of mondelinge instructie die een werknemer verbiedt zijn/haar verdenking te melden, wordt beschouwd als een belemmering van dit beleid en kan leiden tot disciplinaire maatregelen.

Elke vergelding als gevolg van de melding wordt beschouwd als een ernstige inbreuk op dit beleid en er zullen disciplinaire maatregelen genomen worden om de werknemer die de melding maakt, te beschermen.

Een werknemer die te kwader trouw of ongegrond een melding maakt, zal niet van de bescherming kunnen genieten die in dit beleid wordt bepaald. Een dergelijke ongeoorloofde melding kan eveneens aanleiding geven tot (strafrechtelijke) sancties volgens de geldende wetgeving en het arbeidsreglement.

Beschermen van de werknemer over wie de melding gaat

Ardo garandeert ook dat de rechten van de werknemer(s) over wie de melding gaat, worden beschermd.

De werknemer over wie de melding gaat, heeft het recht om op de hoogte te worden gebracht van het onderzoek (zonder de identiteit te onthullen van de werknemer die de melding gemaakt heeft), tenzij dit het onderzoek in gevaar zou brengen.

10. Informatie voor werknemers en derden

Ardo zal haar medewerkers regelmatig informeren over de klokkenluidersprocedure om ervoor te zorgen dat deze procedure binnen het bedrijf bekend is. Deze informatie zal op verschillende manieren worden verstrekt (onderdeel van de documentenbundel, publicatie op Sharepoint en de website etc.). Het doel is om een kanaal te bieden dat bekend, efficiënt en rechtstreeks toegankelijk is.

Een uittreksel zal op de website worden gepubliceerd om derden te informeren over de klokkenluidersprocedure van Ardo en om hen rechtstreeks toegang te geven tot onze klachtenmechanismes.

11. Informatie over de gegevensbescherming van klokkenluiders

Deze informatie over de gegevensbescherming van klokkenluiders is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens die Ardo verzamelt om te voldoen aan haar wettelijke verplichtingen inzake gegevensbescherming en klokkenluiders.

Ardo Foods NV (met maatschappelijke zetel te Wezestraat 61, B-8850 Ardooie, België, BTW BE 0416.330.136 RPR/RPM Gent (afdeling Brugge)) is de verwerkingsverantwoordelijke van de persoonsgegevens die via het interne meldingskanaal worden verstrekt, ook voor gegevens afkomstig van andere groepsentiteiten of, in voorkomend geval, gezamenlijk met de lokale Ardo-entiteit.

11.1 Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Een melding kan persoonsgegevens bevatten over de klokkenluider, de persoon over wie de melding gaat of een andere derde partij die vermeld wordt. Deze persoonsgegevens kunnen bestaan uit de naam, titel, verhouding binnen Ardo, informatie over de geuite bezorgdheid, (verdenking van) strafbare feiten en over sancties en/of andere bijzondere categorieën persoonsgegevens zoals informatie waaruit de raciale of etnische afkomst, de politieke opvattingen, de godsdienstige of levensbeschouwelijke overtuiging of het lidmaatschap van een vakvereniging blijkt, en de verwerking van genetische gegevens, biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een natuurlijke persoon, gegevens betreffende de gezondheid of gegevens betreffende de seksuele geaardheid van een natuurlijke persoon.

11.2 Waarom hebben wij uw persoonsgegevens nodig?

Ardo verwerkt uw persoonsgegevens alleen voor de hieronder genoemde doeleinden.

Voor welken doeleinden verwerken wij uw persoonsgegevens

Rechtsgronden voor de verwerking van uw persoonsgegevens

Het behandelen, onderzoeken en opvolgen van de bezorgdheid geuit door de klokkenluider alsook de melding en het beperken van toekomstig wangedrag.

Gerechtvaardigd belang om een veilige en ethische bedrijfsvoering te handhaven, waarvan algemeen wordt aangenomen dat dit voorrang krijgt op het belang van de betrokkene bij de bescherming van de betrokken persoonsgegevens.

Wettelijke verplichting indien de melding gaat over een overtreding van de wet

Indien de melding bijzondere categorieën van persoonsgegevens bevat, zoals bedoeld in artikel 9 van de GDPR, omvatten de rechtsgronden mogelijk ook de noodzaak om deze gegevens te verwerken op grond van een prevalerend algemeen belang, vitale belangen van de betrokkene indien deze fysiek of juridisch niet in staat is om toestemming te geven of de noodzaak om deze gegevens te verwerken voor beroepsgezondheidsdoeleinden (voor zover van toepassing)

Als de melding (veronderstelde) strafbare feiten bevat, wordt de informatie alleen verwerkt als dit is toegestaan volgens het EU- of nationaal recht en op voorwaarde dat er passende waarborgen bestaan voor de rechten en vrijheden van de betrokkenen (overeenkomstig artikel 10 van de AVG)

Bovendien kan Ardo uw persoonsgegevens ook verwerken en/of doorgeven (i) om te voldoen aan wettelijke verplichtingen of verzoeken van autoriteiten (zoals wetshandhavers, overheidsinstanties, politie enz.) met als rechtsgrond het voldoen aan een wettelijke verplichting en (ii) ter handhaving van wettelijke vorderingen of om ons te verdedigen met als rechtsgrond het gerechtvaardigde belang van Ardo om onze rechten te handhaven in gerechtelijke procedures.

11.3 Wat zijn uw rechten?

Als Klokkenluider, een werknemer over wie de melding gaat of een andere derde partij die vermeld wordt, verwerkt Ardo persoonsgegevens over u. In dat geval hebt u het recht om geïnformeerd te worden over uw persoonsgegevens die Ardo verwerkt en, indien aan bepaalde wettelijke vereisten is voldaan, het recht op rechtzitting, schrapping en beperkte verwerking, alsook het recht om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking.

Houd er rekening mee dat we, afhankelijk van de omstandigheden:

uitzonderingen op deze rechten kunnen toepassen;
u een gedocumenteerde en gemotiveerde beslissing kunnen geven om de uitvoering van uw verzoek uit te stellen;
mogelijk de persoonsgegevens van de klokkenluider en van derden onzichtbaar maken; of
niet overgaan tot openbaarmaking indien dit de rechten en vrijheden van een andere persoon zou aantasten.

U kunt deze rechten te allen tijde uitoefenen door een e-mail te sturen naar: dpo@ardo.com.

11.4 Met wie delen wij uw persoonsgegevens?

Over het algemeen deelt Ardo de verzamelde persoonsgegevens niet met derden, behalve afhankelijk van het geval en indien nodig met:

vertrouwde case handlers;
externe adviseurs (zoals advocaten of accountants) voor het uitvoeren van een onderzoek;
gerechtelijke of overheidsinstanties, met inbegrip van de politie en het openbaar ministerie of andere openbaarmakingen om onze rechten te handhaven of om aan een verzoek te voldoen;
andere wettelijk verplichte openbaarmakingen.

11.5 Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden slechts zolang verwerkt als dit nodig is om bovengenoemde doeleinden te bereiken. In ieder geval verwijdert Ardo de persoonsgegevens met betrekking tot een melding of onderzoek zo spoedig mogelijk en uiterlijk twee jaar na afsluiting van het dossier, tenzij Ardo deze gegevens langer moet bewaren vanwege een gerechtelijke procedure.

De naam, functie en contactgegevens van de melder, van elke persoon waarop de beschermings- en ondersteuningsmaatregelen van toepassing zijn en van de betrokkene, met inbegrip van, in voorkomend geval, het ondernemingsnummer, worden bijgehouden tot het verstrijken van de verjaringstermijn voor de gemelde inbreuk.

11.6 Contactgegevens

Vragen over uw rechten op grond van deze informatie over de gegevensbescherming van klokkenluiders kunt u richten aan dpo@ardo.com.

12. Beleidsevaluatie

Het beleid wordt geëvalueerd door het management telkens wanneer dit nodig is en ten minste eenmaal per jaar.