privacy notice

Inhoudsopgave

1. Inleiding

2. Over Ardo

3. Bezoekers van de website

3.1 Welke persoonsgegevens verzamelen we?

3.2 Waarom hebben we uw persoonsgegevens nodig?

3.3 Onze cookies

4. Zakelijke relaties (klanten, leveranciers, deelnemers aan evenementen)

4.1 Welke persoonsgegevens verzamelen we?. 5

4.2 Waarom hebben we uw persoonsgegevens nodig?

4.3 Hoe lang bewaren we uw persoonsgegevens?

5. Sollicitanten

5.1 Welke persoonsgegevens verzamelen we?

5.2 Waarom hebben we uw persoonsgegevens nodig?

5.3 Hoe lang bewaren we uw persoonsgegevens?

6. Delen van persoonsgegevens

7. Beveiligingsmaatregelen

8. Uw rechten als betrokkene

9. Wijzigingen in deze privacyverklaring

10. Neem contact met ons op

1. Inleiding

Deze privacyverklaring is van toepassing op (i) de verwerking van persoonsgegevens die wij verzamelen wanneer u onze website bezoekt, (ii) de levering van onze diensten en (iii) de verwerking van persoonsgegevens van personen die werken voor bedrijven waarmee wij zakendoen (of van plan zijn zaken te doen) (leveranciers of klanten) of die onze evenementen bezoeken. 

Uw privacy en de veiligheid van uw persoonsgegevens zijn belangrijk voor Ardo. Wij zijn er verantwoordelijk voor dat alle persoonsgegevens die aan ons worden toevertrouwd, worden verwerkt in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving over gegevensbescherming.  

Deze verklaring legt uit wie we zijn, voor welke doeleinden we uw persoonsgegevens kunnen gebruiken, hoe we ermee omgaan, aan wie we ze kunnen doorgeven, waar ze naartoe kunnen worden doorgegeven of toegankelijk zijn en wat uw rechten zijn. 

Als u vragen hebt over de manier waarop wij uw persoonsgegevens verzamelen, opslaan en gebruiken, of als u andere vragen hebt over privacy kunt u een e-mail sturen naar dpo@ardo.com.

2. Over Ardo

Ardo Foods NV is een bedrijf met hoofdzetel in België, met maatschappelijke zetel te Wezestraat 61, B-8850 Ardooie, België, BTW BE 0416.330.136 RPR/RPM Gent (afdeling Brugge) (hierna "Ardo", "wij", "ons" of "onze" genoemd) en zet zich in voor de bescherming en het behoud van uw privacy (hierna genoemd "u", "uw") en zal uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met deze privacyverklaring (dergelijke persoonsgegevens worden soms ook "informatie" genoemd).  

Ardo is de verwerkingsverantwoordelijke (in de zin van de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming). 

3. Bezoekers van de website

Wanneer u onze website bezoekt, verzamelen we informatie over uw apparaat, uw browser en de manier waarop u door onze inhoud navigeert. We kunnen cookies gebruiken om deze persoonsgegevens te verzamelen.  

Cookies zijn kleine tekstbestanden die op uw apparaat worden opgeslagen wanneer u onze website bezoekt. Cookies stellen de website in staat om uw acties en voorkeuren te onthouden (bv. uw taalkeuze) en u te herkennen wanneer u terugkeert, zodat we trends kunnen analyseren, uw interessegebieden kunnen bepalen en onze website kunnen beheren om het navigatieproces te versnellen en uw site-ervaring efficiënter te maken.

3.1 Welke persoonsgegevens verzamelen we?

Wanneer u onze website bezoekt, verzamelen we informatie die betrekking heeft op uw apparaat, uw browser en de manier waarop u door de inhoud van onze website navigeert, zoals: 

  • het Internet Protocol (IP)-adres van uw apparaat 
  • het IP-adres van uw internetprovider 
  • de schermresolutie van het apparaat 
  • het apparaattype (unieke apparaataanduidingen) 
  • de versies van browsers en besturingssystemen 
  • de geografische locatie (enkel het land) 
  • de voorkeurstaal voor weergave 
  • de datum en tijd van toegang tot de website 
  • het internetadres vanwaar u rechtstreeks bent doorgelinkt naar onze website 
  • het besturingssysteem dat u gebruikt 
  • de delen van de website die u bezoekt 
  • de pagina's van de website die u hebt bezocht en de informatie die u hebt bekeken 
  • de hyperlinks waarop u hebt geklikt 
  • het materiaal dat u verstuurt naar of downloadt van onze website 

Als u ervoor kiest om u in te schrijven voor onze nieuwsbrief met nieuws, evenementen en waarschuwingen; of om een aanvraag in te dienen, kunnen we u vragen om een formulier in te vullen met informatie zoals uw naam, e-mailadres, functie en bedrijf. Vanaf het moment dat u een van de bovengenoemde handelingen uitvoert, kunnen we de hierboven genoemde informatie over uw apparaat, uw browser en de manier waarop u door de inhoud van onze website navigeert, direct aan u koppelen. 

3.2 Waarom hebben we uw persoonsgegevens nodig?

Ardo verwerkt uw persoonsgegevens alleen voor de hieronder genoemde doeleinden: 

Doeleinden waarvoor we uw persoonsgegevens verwerken: 

  • Om de website en onze systemen te beheren (bv. ook voor het analyseren van technische problemen en het verkeer naar onze website) 

Rechtsgronden voor de verwerking van uw persoonsgegevens: 

  • (a) Gerechtvaardigd belang bij het beheren van onze website, marketing- en communicatiestrategie; en/of 
  • (b) Als (a) niet mogelijk is uit hoofde van het lokale dwingende recht mag de verwerking alleen in die beperkte gevallen worden gebaseerd op een toestemming 

Doeleinden waarvoor we uw persoonsgegevens verwerken: 

  • Voor webanalyse, om de gebruikerservaring te optimaliseren (analyseren hoe onze pagina's worden bezocht, trends analyseren, observeren en meten hoe onze bezoekers omgaan met onze website) en de kwaliteit van de inhoud die aan u wordt geleverd (bv. vacaturetekst) 

Rechtsgronden voor de verwerking van uw persoonsgegevens 

  • (a) Gerechtvaardigd belang bij het verbeteren van onze website, marketing- en communicatiestrategie; en/of 
  • (b) Als (a) niet mogelijk is uit hoofde van het lokale dwingende recht mag de verwerking alleen in die beperkte gevallen worden gebaseerd op een toestemming 

Doeleinden waarvoor we uw persoonsgegevens verwerken: 

  • Als u ervoor kiest om onze rapporten of witboeken te downloaden of u te abonneren op nieuws, evenementen en meldingen of als u webformulieren invult, zullen wij de informatie die u ons verstrekt gebruiken om u de gevraagde inhoud toe te sturen, om met u te communiceren (inclusief, indien u hiermee instemt, om u gerelateerde informatie toe te sturen die interessant voor u zou kunnen zijn) en om onze marketing- en communicatiestrategie te verbeteren 
  • Ardo kan u nieuwsbrieven, evenementen en meldingen sturen als u daarvoor toestemming hebt gegeven. Als u niet langer geïnteresseerd bent in deze berichten van Ardo, kunt u zich steeds afmelden voor dergelijke berichten.  
  • Voor het beheren van specifieke vragen 

Rechtsgronden voor de verwerking van uw persoonsgegevens:

  • (a) Gerechtvaardigd belang bij het verbeteren van onze website, marketing- en communicatiestrategie;  
  • (b) Als (a) niet mogelijk is uit hoofde van het lokale dwingende recht mag de verwerking alleen in die beperkte gevallen worden gebaseerd op een toestemming 

Doeleinden waarvoor we uw persoonsgegevens verwerken: 

  • Samenwerken met wetshandhavingsinstanties/rechtbanken, beheer van juridische geschillen/vorderingen   

Rechtsgronden voor de verwerking van uw persoonsgegevens 

  • Verwerking is noodzakelijk voor het behartigen van de gerechtvaardigde belangen van Ardo, waaronder de bescherming van bedrijfsmiddelen, de bescherming van haar juridische belangen, het beheer van juridische claims/geschillen  
3.3 Onze cookies

Meer informatie over de cookies die we gebruiken, voor welk doel en verdere instellingen voor het configureren of verwijderen van cookies vindt u in onze cookieverklaring.

4. Zakelijke relaties (klanten, leveranciers, deelnemers aan evenementen)



In het kader van onze diensten verwerken we uw persoonsgegevens als u werkt voor bedrijven waarmee we zaken (willen) doen (bv. om diensten te bieden aan en om een zakelijke relatie te onderhouden met het bedrijf waarvoor u werkt als klant of leverancier) of andere relaties (zoals deelnemers aan evenementen, bedrijfsbezoeken, enz.).

4.1 Welke persoonsgegevens verzamelen we?

Wij verwerken de volgende persoonsgegevens over u: 

  • Identificatiegegevens - we kunnen uw naam en andere contactgegevens (zoals e-mailadres, vast telefoonnummer en mobiel telefoonnummer), geslacht, digitale handtekening en gesproken talen verwerken. 
  • Beroepsinformatie - we kunnen informatie met betrekking tot uw werk verwerken, zoals o.a. uw functietitel, uw locatie en uw afdeling. 
  • Foto's en videobeelden - wanneer u deelneemt aan onze evenementen, bijeenkomsten, conferenties etc., kunnen we foto's of video's van u verwerken. 
  • Enquêteresultaten - we kunnen uw antwoorden op vragen in enquêtes verwerken. 
  • Bezoekersinformatie - wanneer u onze gebouwen betreedt, kunnen we om veiligheidsredenen uw naam, contactgegevens, kenteken, identificatie, enz. verzamelen. Waar dit wettelijk is toegestaan, kunnen we u ook vragen om informatie over uw gezondheid vrij te geven (inclusief informatie met betrekking tot virusinfecties, griep, etc.) met het oog op het beschermen van de gezondheid en veiligheid. 
  • Informatie die u met ons wilt delen - we kunnen aanvullende informatie verwerken als u ervoor kiest deze informatie met ons te delen. 
  • Informatie over handelssancties die op u betrekking hebben - we kunnen controleren of u een politiek prominent persoon bent, een speciaal aangewezen staatsburger of anderszins onderworpen bent aan sancties onder toepasselijke wet- of regelgeving.
4.2 Waarom hebben we uw persoonsgegevens nodig?

Ardo verwerkt uw persoonsgegevens alleen voor de hieronder genoemde doeleinden: 

Doeleinden waarvoor we uw persoonsgegevens verwerken: 

  • Om de contractuele relatie tussen Ardo en onze klanten en leveranciers te beheren en op te volgen 

Rechtsgronden voor de verwerking van uw persoonsgegevens: 

  • Noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst tussen Ardo en de klant of leverancier 

Doeleinden waarvoor we uw persoonsgegevens verwerken: 

  • Klantenwerving (inclusief het versturen van direct marketing en aanbiedingen)  

Rechtsgronden voor de verwerking van uw persoonsgegevens: 

  • Afhankelijk van de omstandigheden kan dit gebaseerd zijn op uw toestemming of op ons gerechtvaardigd belang om goede relaties te onderhouden met onze huidige of toekomstige klanten en leveranciers. U kunt er steeds voor kiezen om geen direct marketing en aanbiedingen van ons te ontvangen. Zie het gedeelte "Uw rechten op het gebied van gegevensbescherming" hieronder 

Doeleinden waarvoor we uw persoonsgegevens verwerken: 

  • Faciliteiten, beveiliging en noodplanning 

Rechtsgronden voor de verwerking van uw persoonsgegevens: 

  • Ten behoeve van de gerechtvaardigde belangen die Ardo nastreeft, waaronder het beschermen en beveiligen van onze activa, onze faciliteiten, onze informatiesystemen en onze mensen 

Doeleinden waarvoor we uw persoonsgegevens verwerken: 

  • Beheer van gezondheid en veiligheid 

Rechtsgronden voor de verwerking van uw persoonsgegevens: 

  • De verwerking is noodzakelijk voor het behartigen van de gerechtvaardigde belangen van Ardo, waaronder de bescherming van haar werknemers, bedrijfsmiddelen, de bescherming van haar juridische belangen en het beheer van rechtsvorderingen/geschillen; en/of de bescherming van de vitale belangen van de Betrokkenen 

Doeleinden waarvoor we uw persoonsgegevens verwerken: 

  • Bedrijfstransacties uitvoeren (waaronder fusies, overnames en afstotingen) 

Rechtsgronden voor de verwerking van uw persoonsgegevens: 

  • De verwerking is noodzakelijk voor het behartigen van de gerechtvaardigde belangen van Ardo, waaronder het belang van Ardo bij de ontwikkeling van haar activiteiten door middel van fusies, overnames en desinvesteringen 

Doeleinden waarvoor we uw persoonsgegevens verwerken: 

  • Evenementen 

Rechtsgronden voor de verwerking van uw persoonsgegevens: 

  • Gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang om evenementen te organiseren zodat we een goede relatie kunnen opbouwen en onderhouden met onze klanten en onze leveranciers 

Doeleinden waarvoor we uw persoonsgegevens verwerken: 

  • Fraude voorkomen, opsporen en onderzoeken 

Rechtsgronden voor de verwerking van uw persoonsgegevens: 

  • Om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen wanneer sommige autoriteiten of overheden informatie vragen over ons contact als klant (inclusief persoonsgegevens); en/of 
  • Verwerking is noodzakelijk voor het behartigen van de gerechtvaardigde belangen van Ardo, waaronder de bescherming van bedrijfsmiddelen, de bescherming van haar juridische belangen en het beheer van juridische claims/geschillen 

Doeleinden waarvoor we uw persoonsgegevens verwerken: 

  • IT-ondersteuning 

Rechtsgronden voor de verwerking van uw persoonsgegevens: 

  • De verwerking is noodzakelijk voor het behartigen van de gerechtvaardigde belangen van Ardo, waaronder de bescherming van onze activa en de beveiliging van onze informatiesystemen 

Doeleinden waarvoor we uw persoonsgegevens verwerken: 

  • Enquêtes (inclusief tevredenheidsonderzoeken) 

Rechtsgronden voor de verwerking van uw persoonsgegevens: 

  • Op basis van ons gerechtvaardigd belang om onze klanten te bevragen om hun behoeften beter te begrijpen, onze diensten te verbeteren en een goede relatie met onze klanten op te bouwen en te onderhouden  

Doeleinden waarvoor we uw persoonsgegevens verwerken: 

  • Geschillenbeheer, procesvoering en het afhandelen van meldingen via Ardo's procedure voor het melden van wangedrag 

Rechtsgronden voor de verwerking van uw persoonsgegevens: 

  • Verwerking is noodzakelijk voor het behartigen van de gerechtvaardigde belangen van Ardo, waaronder de bescherming van bedrijfsmiddelen, de bescherming van haar juridische belangen, het beheer van juridische claims/geschillen met onze klanten en leveranciers en de afhandeling van meldingen van mogelijk wangedrag binnen of met betrekking tot Ardo 

Doeleinden waarvoor we uw persoonsgegevens verwerken: 

  • Voldoen aan wettelijke of reglementaire vereisten  

Rechtsgronden voor de verwerking van uw persoonsgegevens: 

  • Verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan onze wettelijke of reglementaire verplichtingen (bv. verplichtingen op grond van belastingwetten om bepaalde informatie, waaronder persoonsgegevens, te bewaren) 

Doeleinden waarvoor we uw persoonsgegevens verwerken: 

  • Fraude voorkomen, opsporen en onderzoeken 

Rechtsgronden voor de verwerking van uw persoonsgegevens: 

  • Om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen wanneer sommige autoriteiten of overheden informatie vragen, inclusief persoonsgegevens; en/of 
  • Verwerking is noodzakelijk voor het behartigen van de gerechtvaardigde belangen van Ardo, waaronder de bescherming van bedrijfsmiddelen, de bescherming van haar juridische belangen en het beheer van juridische claims/geschillen 

Doeleinden waarvoor we uw persoonsgegevens verwerken: 

  • Toezicht houden op en naleving afdwingen van het beleid en de procedures van Ardo 

Rechtsgronden voor de verwerking van uw persoonsgegevens: 

  • Ten behoeve van de gerechtvaardigde belangen van Ardo, waaronder de bescherming van onze activa en de beveiliging van onze informatiesystemen 

Doeleinden waarvoor we uw persoonsgegevens verwerken:

  • Om interne en externe audits uit te voeren 

Rechtsgronden voor de verwerking van uw persoonsgegevens: 

  • Voor het behartigen van de gerechtvaardigde belangen van Ardo, waaronder een goede bedrijfsvoering en de juistheid van de financiële verslaglegging 
4.3 Hoe lang bewaren we uw persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden gedurende de onderstaande perioden bewaard (in overeenstemming met Ardo's norm voor het bewaren van informatie).

Contracten
  • Contracten/offertes met klanten, leveranciers en consultants inclusief geheimhoudingsovereenkomsten en verwerkingsovereenkomsten. Vastgoedcontracten worden op dezelfde manier verwerkt.
  • Minimaal 7 jaar, maximaal 10-12 jaar na beëindiging van het contract
Post
  • Fysieke post, zowel inkomende als uitgaande post (inclusief pakketten), wordt verwerkt door de receptie.
  • Bepaald door de inhoud;
  • Aangetekende zendingen worden minimaal 5 jaar bewaard. Het maximum voor alle zendingen is 35 jaar
Facturen
  • Inkomende en uitgaande facturen, inclusief creditnota's
  • Minimaal 7 jaar, maximaal 10 jaar vanaf 1 januari volgend op het lopende boekjaar
Klantgegevens
  • Gegevens van klanten, inclusief contactpersonen, worden zowel in SharePoint als in Teamleader bijgehouden. Het gaat om klantenbestanden, visitekaartjes, enz. In sommige gevallen worden er naast het digitale dossier ook papieren klantendossiers bijgehouden.
  • Minimaal 7 jaar, maximaal 10-12 jaar na beëindiging van de zakelijke relatie
Gegevens over leveranciers
  • Gegevens over leveranciers, inclusief contactpersonen, worden bijgehouden in SharePoint. Het gaat om leveranciersdossiers, visitekaartjes, enz.
  • Minimaal 7 jaar, maximaal 10-12 jaar na beëindiging van de zakelijke relatie
Containerdocumenten
  • Containerdocumenten die een expediteur nodig heeft om de container te ontvangen.
  • Minimaal 7 jaar, maximaal 10-12 jaar na beëindiging van het contract
Diverse
  • Supply Chain ontvangt persoonlijke informatie over contactpersonen van leveranciers waarbij bekende informatie wordt gebruikt om wenskaarten te versturen
  • Minimaal 7 jaar, maximaal 10-12 jaar na beëindiging van de zakelijke relatie
Kwaliteitsborging
  • Verwerking van gegevens in het kader van kwaliteitsborging, handhaving via audits, controles, enz.
  • Minimaal 3 jaar voor auditdoeleinden, maximaal 5 jaar
Offertes
  • Offertes worden verwerkt via e-mail
  • Ze worden verwerkt in overzichten en daarna worden ze verwijderd
Veiligheidsinformatie
  • Gedeelde informatie over incidenten om bewustzijn over veiligheidskwesties te creëren
  • Minimaal 35 jaar, maximaal 50 jaar
Toeleveringsketen
  • Tijdens de uitvoering van contracten en het proces van de toeleveringsketen (inclusief commerciële transacties) worden gegevens gedeeld en verwerkt.
  • Minimaal 7 jaar, maximaal 10-12 jaar na beëindiging van de zakelijke relatie
Identificatie van de toeleveringsketen
  • Meer klanten vragen om informatie over de toeleveringsketen, waarbij informatie over boeren kan worden gedeeld
  • Minimaal 3 jaar, maximaal 5 jaar

We kunnen uw persoonsgegevens langer bewaren als dat nodig is in verband met een eigenlijk of mogelijk geschil (bv. als we deze persoonsgegevens nodig hebben om juridische vorderingen op te stellen of ons hiertegen te verdedigen). In dat geval zullen we uw persoonsgegevens bewaren tot het einde van een dergelijk geschil. Of omdat we moeten voldoen aan een wettelijke of reglementaire verplichting (bijvoorbeeld voor belasting- of pensioendoeleinden), in welk geval we uw persoonsgegevens zo lang zullen bewaren als door die verplichting wordt vereist.

5. Sollicitanten



Dit gedeelte van de Privacyverklaring van Ardo is bedoeld om sollicitanten te informeren over de verwerking van persoonsgegevens tijdens de sollicitatieprocedure bij Ardo.

5.1 Welke persoonsgegevens verzamelen we?

Wij verwerken de volgende persoonsgegevens over u: 

  • Identificatiegegevens - we kunnen uw naam en andere contactgegevens (zoals e-mailadres, vast telefoonnummer en mobiel telefoonnummer), geslacht, digitale handtekening en gesproken talen verwerken. 
  • Beroepsinformatie - we kunnen informatie met betrekking tot uw werk verwerken, zoals o.a. uw huidige/vorige functietitel, uw locatie en uw afdeling. 
  • Informatie uit het CV - informatie met betrekking tot opleiding, een foto, andere informatie met betrekking tot carrière/beroep, interesses, lidmaatschappen, ervaring die op vrijwillige basis aan ons wordt verstrekt.
  • Referenties - Het vrijwillig verstrekken van referenties wordt gezien als toestemming aan Ardo om contact op te nemen met deze referenties. 

De bron waaruit de persoonsgegevens afkomstig zijn, is doorgaans de persoon op wie ze betrekking hebben (bv. de sollicitant) en persoonsgegevens die Ardo op een toegestane manier ontvangt van openbaar beschikbare bronnen en/of van derden zoals wervingsbureaus. In dergelijke gevallen zal Ardo de informatiebron van de sollicitant informeren, tenzij het duidelijk is dat de sollicitant op de hoogte is van de informatiebron.

5.2 Waarom hebben we uw persoonsgegevens nodig?

 

Ardo verwerkt persoonsgegevens van sollicitanten in het kader van hun sollicitatieprocedure met het oog op een mogelijke arbeidsovereenkomst. Hierbij kunnen de volgende verwerkingsdoeleinden van toepassing zijn, afhankelijk van het type sollicitatie: 

  1. Identificatie en evaluatie van de sollicitatie;
  2. Beoordelen van competenties, kwalificaties en interesse voor een baan bij Ardo;
  3. Contact via telefoon, sms of e-mail;
  4. Sollicitatiegesprekken en evaluaties organiseren;
  5. Sollicitanten beoordelen, selecteren en werven;
  6. Achtergrondonderzoek en -evaluatie uitvoeren;
  7. Contact opnemen met referenties (onder de hierboven uiteengezette voorwaarde);
  8. Administratie bijhouden met betrekking tot de sollicitatieprocedure;
  9. De personen die een referentie aflevert voor de sollicitant inlichten;
  10. Potentiële sollicitanten informeren over beschikbare vacatures;
  11. Informeren over de sollicitatie en voldoen aan verzoeken van de sollicitant.



Uw persoonsgegevens worden tijdens de sollicitatieprocedure toegevoegd aan een wervingsdatabase. De bewaartermijn wordt dan nog eens twee jaar verlengd als daar tijdens de sollicitatieprocedure toestemming voor is gegeven.

 

Ardo zal persoonsgegevens verzamelen en verwerken in overeenstemming met de hierboven uiteengezette doeleinden, deze doeleinden zijn gebaseerd op een van de volgende rechtmatige verwerkingsgronden:

  1. de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een arbeidscontract waarbij de betrokkene partij is of om op verzoek van de betrokkene stappen te ondernemen voorafgaand aan het aangaan van een contract (artikel 6, lid 1 (b) AVG);
  2. de verwerking is gebaseerd op toestemming in de volgende gevallen (1) wanneer het gaat om het langer bewaren van gegevens dan nodig is voor de sollicitatie waarvoor de Aanvrager heeft gesolliciteerd, dit voor toekomstige mogelijkheden, (2) wanneer referenties vrijwillig zijn gedeeld (artikel 6, lid 1 (a) AVG);
  3. de verwerking is gebaseerd op gerechtvaardigde belangen van Ardo of een derde waarbij deze belangen zwaarder wegen dan het belang en/of de fundamentele rechten en vrijheden van de betrokkene (artikel 6, lid 1 (f) AVG). Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer een beperkte set gegevens wordt bewaard voor efficiëntiedoeleinden in verband met het wervingsproces.
5.3 Hoe lang bewaren we uw persoonsgegevens?

 

Persoonsgegevens van sollicitanten worden alleen verwerkt zolang dat nodig is om de in deze Privacyverklaring genoemde doeleinden te bereiken of zolang dat nodig is om te voldoen aan de verplichtingen van Ardo op grond van de toepasselijke wetgeving. In ieder geval zullen de persoonsgegevens van de sollicitant maximaal zes maanden na de sollicitatie worden bewaard (tenzij ze eerder worden verwijderd op verzoek van de sollicitant). Deze periode kan worden verlengd met een periode van zes maanden als u expliciet toestemming geeft aan Ardo om uw persoonsgegevens te bewaren voor toekomstige kansen.

Als u een aanbod voor een baan accepteert, worden alle relevante persoonsgegevens die tijdens de periode voorafgaand aan uw indiensttreding zijn verzameld, onderdeel van uw personeelsdossier en worden deze bewaard in overeenstemming met de specifieke landelijke vereisten.

6. Delen van persoonsgegevens

We kunnen uw persoonsgegevens delen: 

  • met andere entiteiten van de Ardo-bedrijvengroep. Wij maken deel uit van een internationale groep van bedrijven en soms delen wij persoonsgegevens met andere Ardo-entiteiten met het oog op een efficiënt bedrijfsbeheer, naleving van wettelijke en regelgevende vereisten en om onze diensten aan u en onze klanten te kunnen leveren.
  • met Ardo-klanten. Binnen het kader van onze diensten. 
  • met externe leveranciers van IT-gerelateerde diensten (we maken bijvoorbeeld gebruik van een externe leverancier om onze IT-infrastructuur te ondersteunen. Een belangrijk deel van onze software en databases bevindt zich bijvoorbeeld in een cloud-omgeving die wordt beheerd door een externe serviceprovider). 
  • met externe leveranciers van marketinggerelateerde diensten (zo kunnen we uw persoonsgegevens opslaan in een cloud-gebaseerde CRM-toepassing die wordt gehost en geleverd door een externe serviceprovider. Wanneer we bijvoorbeeld een externe serviceprovider gebruiken om een evenement te organiseren, kunnen we uw persoonsgegevens delen met die externe partij om u uit te nodigen voor dat evenement). 
  • met leveranciers van professionele diensten (bv. aan onze accountants, onze belastingadviseurs, onze juridische adviseurs). 
  • met banken en verzekeraars (bv. om de salarissen van onze uitzendkrachten te betalen, delen we sommige van hun persoonsgegevens met onze bank). 
  • met pensioenfondsen.  
  • met overheidsinstanties (zo moet Ardo op grond van de toepasselijke wetgeving persoonsgegevens bekendmaken aan de socialezekerheidsinstanties en de belastingdienst). 
  • met wetshandhavingsinstanties, rechtbanken en regelgevende instanties (bv. als onderdeel van een strafrechtelijk onderzoek kan de politie ons verplichten om persoonsgegevens aan hen te verstrekken). 

We kunnen uw persoonsgegevens ook doorgeven aan derden: 

  • indien we een bedrijf of activa verkopen of kopen. In dat geval kunnen we uw persoonsgegevens doorgeven aan de potentiële verkoper of koper van dergelijke bedrijven of activa; of 
  • als al onze activa of een aanzienlijk deel daarvan wordt overgenomen door een derde partij. In dat geval kunnen de persoonsgegevens die wij over u bewaren tot de overgedragen activa behoren. 

Wanneer we uw persoonsgegevens delen zoals hierboven beschreven, zullen dergelijke persoonsgegevens alleen in uitzonderlijke gevallen worden doorgegeven buiten de Europese Economische Ruimte (EER).  

 

Als we uw persoonsgegevens doorgeven buiten de EER naar een derde land dat geen vergelijkbare adequate bescherming kent, zullen we dit alleen doen in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving. We zullen eisen dat er een adequaat beschermingsniveau is voor uw persoonsgegevens en dat er passende beveiligingsmaatregelen worden genomen.

 

Uw persoonsgegevens kunnen worden overgedragen van landen binnen de EER naar landen buiten de EER (zoals de Verenigde Staten). In die gevallen eisen we dat de volgende waarborgen in acht worden genomen: 

  • De wetten van het land waarnaar uw persoonsgegevens worden overgedragen, garanderen een adequaat niveau van gegevensbescherming. Klik hier voor de lijst van niet-EER-landen die volgens de Europese Commissie een passend niveau van gegevensbescherming bieden; of  
  • De doorgifte is onderworpen aan standaardbepalingen over gegevensbescherming die zijn goedgekeurd door de Europese Commissie. Meer informatie over deze gegevensbeschermingsclausules vindt u hier; of  
  • Alle andere toepasselijke passende waarborgen onder artikel 46 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de EU (2016/679). 

Voor meer informatie over de waarborgen die we hebben ingevoerd om uw persoonsgegevens internationaal te beschermen, neem dan contact met ons op via dpo@ardo.com.  

7. Beveiligingsmaatregelen

We hebben technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen getroffen om te voorkomen dat uw persoonsgegevens per ongeluk verloren gaan, worden gebruikt, gewijzigd, vernietigd, openbaar worden gemaakt of op ongeoorloofde wijze toegankelijk worden gemaakt. We beperken de toegang tot uw persoonsgegevens tot die partijen die deze gegevens echt nodig hebben. De partijen die uw persoonsgegevens verwerken, zijn onderworpen aan de regels van Ardo voor informatie- en IT-beveiliging, gegevensbescherming en andere interne regels en richtlijnen die van toepassing zijn op de verwerking van persoonsgegevens. 

Hoewel we maatregelen hebben genomen om uw persoonsgegevens te beschermen, is het belangrijk dat u begrijpt dat 100% volledige veiligheid niet kan worden gegarandeerd. Dienovereenkomstig hebben we procedures ingesteld te kunnen omgaan met incidenten op het gebied van gegevensbeveiliging en om te voldoen aan de wettelijke vereisten die van toepassing zijn op het opsporen, verwerken en melden van inbreuken op persoonsgegevens. 

8. Uw rechten als betrokkene

U hebt de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:  

Rechten 

Wat betekent dit? 

1. Recht op informatie 

U hebt recht op duidelijke, transparante en gemakkelijk te begrijpen informatie over de manier waarop wij uw persoonsgegevens gebruiken en over uw rechten. Daarom verstrekken we u de informatie in deze verklaring.  

2. Recht van inzage 

U hebt het recht op inzage in de persoonsgegevens die we over u bewaren. Dat is omdat we willen dat u op de hoogte bent van de persoonsgegevens die we over u hebben en om u in staat te stellen te controleren of we uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving over gegevensbescherming. 

3. Recht op rectificatie 

Als uw persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn, hebt u het recht om rectificatie van uw persoonsgegevens aan te vragen. 

4. Recht op gegevenswissing  

Dit staat ook bekend als "het recht op vergetelheid" en geeft u, eenvoudig gezegd, het recht om ons te vragen uw persoonsgegevens te wissen of te verwijderen wanneer er voor ons geen dwingende reden is om deze te bewaren. Dit is geen algemeen recht op gegevenswissing, er zijn uitzonderingen.  

5. Recht op beperking van de verwerking 

U hebt het recht om in bepaalde omstandigheden het verdere gebruik van uw persoonsgegevens te blokkeren of te beperken. Wanneer de verwerking beperkt is, kunnen we uw persoonsgegevens nog steeds opslaan, maar mogen we ze niet verder gebruiken. We houden lijsten bij van mensen die hebben gevraagd om verder gebruik van hun persoonsgegevens te blokkeren om ervoor te zorgen dat de beperking in de toekomst wordt nageleefd. 

6. Recht op overdraagbaarheid van gegevens 

U hebt het recht om in bepaalde omstandigheden uw persoonsgegevens in een gestructureerde, actuele en machineleesbare vorm te verkrijgen en opnieuw te gebruiken. Bovendien hebt u, onder bepaalde voorwaarden, het recht om dergelijke persoonsgegevens rechtstreeks aan een derde partij over te dragen. 

7. Recht van bezwaar tegen verwerking 

U hebt het recht om in bepaalde omstandigheden bezwaar te maken tegen bepaalde vormen van verwerking. In het bijzonder het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens op grond van onze gerechtvaardigde belangen of op grond van het algemeen belang, het recht om bezwaar te maken tegen verwerking voor direct marketingdoeleinden (waaronder profilering), het recht om in bepaalde omstandigheden bezwaar te maken tegen het gebruik van uw persoonsgegevens voor wetenschappelijke of historische onderzoeksdoeleinden of statistische doeleinden. 

8. Recht om toestemming in te trekken 

Als onze verwerking van uw persoonsgegevens specifiek is gebaseerd op uw toestemming, hebt u het recht om die toestemming te allen tijde in te trekken. U hebt ook het recht om uw toestemming voor het gebruik van uw persoonsgegevens in het kader van vrijwillige personeelsenquêtes in te trekken. 

9. Recht om bezwaar te maken tegen geautomatiseerde besluitvorming 

U hebt het recht niet te worden onderworpen aan een uitsluitend op geautomatiseerde verwerking gebaseerde beslissing, met inbegrip van profilering, die voor u rechtsgevolgen heeft of u op vergelijkbare wijze in aanzienlijke mate treft.  Geautomatiseerde besluitvorming vindt plaats wanneer een elektronisch systeem persoonsgegevens gebruikt om een beslissing te nemen zonder menselijke tussenkomst.  Dit is geen algemeen recht om bezwaar te maken, er zijn uitzonderingen.  We mogen bijvoorbeeld geautomatiseerde besluitvorming gebruiken wanneer dit noodzakelijk is om een contract met u uit te voeren en er passende maatregelen zijn genomen om uw rechten te waarborgen. 

 

U kunt deze rechten op elk gewenst moment uitoefenen door een e-mail te sturen naar dpo@ardo.com

 

We zullen uw verzoek met speciale zorg behandelen om ervoor te zorgen dat uw rechten effectief kunnen worden uitgeoefend. We kunnen u om een identiteitsbewijs vragen om ervoor te zorgen dat we uw persoonsgegevens niet delen met iemand anders dan uzelf.

 

U moet zich ervan bewust zijn dat we in bepaalde gevallen (bijvoorbeeld vanwege wettelijke vereisten) uw verzoek mogelijk niet onmiddellijk kunnen inwilligen. 

In elk geval zullen we u binnen een maand na uw verzoek informeren over de ondernomen acties. 

 

U hebt het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende gegevensbeschermingsautoriteit. 

9. Wijzigingen in deze privacyverklaring

We kunnen deze verklaring steeds bijwerken. U kunt de datum van de laatste wijziging hieronder in deze verklaring zien. We raden u aan deze verklaring regelmatig door te nemen, zodat u op de hoogte bent van eventuele wijzigingen.

10. Neem contact met ons op

Als u vragen hebt over dit beleid of bezorgd bent over uw privacy, als u uw rechten wilt uitoefenen of als u meer informatie wilt over de veiligheidsmaatregelen die we hebben genomen om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens adequaat worden beschermd als ze worden doorgegeven buiten Europa, neem dan contact met ons op via dpo@ardo.com.